El problema de la gestión documental
En la actualidad, es tal la información que se genera en cada empresa u organización que sin la ayuda de la informática sería imposible gestionar a un precio tan barato. Sin embargo, llega un momento que la ofimática se ve impotente ante discos duros llenos de documentos que pasados los años no se sabe qué es lo que contienen.
Lo más que puedes averiguar sin perder mucho tiempo es el título de los ficheros, pero incluso pasadas las limitaciones que tenían sistemas obsoletos como MS-DOS y los primeros Windows, es imposible resumir en el nombre de un fichero información suficiente para luego poder hacer búsquedas de forma eficiente. ¿Para qué queremos tanta información si luego es imposible acceder a ella de forma eficaz?
Este problema es conocido de antiguo y el uso de soluciones como unidades compartidas en red e incluso soluciones basadas en la nube, como Google Docs del que hablábamos hace poco (parte I y parte II), lo aminoran pero no consiguen remediarlo.
Alfresco
Las soluciones a este problema son denominadas software de gestión documental y aunque hasta hace no mucho las soluciones eran ineficaces y la mayoría cerradas, a día de hoy tenemos alternativas libres de mucho interés como la que os voy a presentar, Alfresco.
Alfresco es un proyecto que se presenta al público en dos vertientes: una empresarial de código cerrado y con soporte de pago (la versión Enterprise); y otra libre, más limitada aunque con poco que envidiarle, y que podremos instalar gratuitamente para su uso (la llamada Community).
También existe una tercera alternativa, que básicamente es la versión de pago instalada en servidores de la empresa y que se ofrece en forma de servicio, como una aplicación en la nube.
El proceso de instalación está muy automatizado y el uso es apropiado incluso para los usuarios noveles. Existen instaladores para Mac OS y para Windows, además de para por supuesto Linux (mirad la sección descargas).
Antes de terminar comentaros que aunque sea un sólo proyecto, está empaquetado en forma de diferentes posibles aplicaciones:
- Gestión documental
- Gestión de contenidos web
- Gestión de registros
- Colaboración
- Gestión de contenidos
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Existen otras alternativas de Gestión Documental Open Source, como Nuxeo (Java) y KnowledgeTree (PHP).
En nuestro caso, trabajamos con Nuxeo, que tiene la ventaja de ser un software publicado con licencia LGPL. Alfresco sin embargo tiene modelo dual, versión Community y Enterprise, siendo esta última practicamente privativa.
A nivel funcional las diferencias no son muy grandes, ya que Nuxeo permite realizar workflows, versionar documentos, edición online, búsqueda fulltext etc.
@Antonio de las Nieves: Gracias por contarnos las alternativas. La verdad elegí Alfresco en su momento por la cantidad de documentación y presencia que tiene en la red, unido a la API que nos permite ampliar y modificar algunas cosas.
De todas formas, miraré ambas soluciones porque siempre viene bien conocer alternativas, sobre todo por si algún día deja de existir la versión Community… y no la actualizan más al menos de forma oficial.
Trabajo en Biblioteca, estoy encargada de las publicaciones periodicas y necesito un software que me ayude a administrar los articulos que aparecen en las publicaciones periodicas o revistas, de tal manera que se localicen los articulos para nuestros usuarios,
Me interesa algo que sea sin costo, debido a que no contamos con presupuesto para esto
Muchas gracias